Teamcoach Jean-Luc Spaninks vertelt: ‘Ik zag dat heel veel collega’s over zichzelf struikelden door hun grote hart voor de bewoners. Dat kwam vooral tot uiting wanneer een werknemer ziek was. Andere collega’s kwamen daarvoor terug. Waardoor hun werk-privébalans weer verstoord raakte. In hun dienstbaarheid aan de bewoners hadden veel collega’s weinig grenzen. Op de korte termijn kun je daarmee problemen oplossen, maar op de lange termijn creëer je juist een nog veel groter probleem. En we weten natuurlijk al heel lang dat de krapte op de arbeidsmarkt steeds meer invloed krijgt.’
Spaninks vertelt verder: ‘Daarnaast merkte ik ook verschillen op als ik in de ochtend een rondje maakte. Dan zag ik bijvoorbeeld dat ze op de ene afdeling al om 9.30 uur aan de koffie zaten en de andere afdeling om 11.30 uur nog hard aan het werk was.’
Minder inzet, dezelfde resultaten
Planondersteuner en verzorgende IG Anita Verhoeven vertelt: ‘Wij hebben hier vijf woongroepen en iedere groep was een eigen eilandje. In de avonden werkten we met vijf zorgmedewerkers met een eigen woongroep en een zwerfmedewerker die bij alle woongroepen hielp. Op die momenten werd er beter samengewerkt en gecommuniceerd. In de avonden lukte dat dus wel goed, maar in de ochtenden bleven wij nog steeds op ons eigen eilandje.’
Spaninks: ‘Wij wilden ervoor zorgen dat we met minder inzet dezelfde resultaten konden bereiken bij onze bewoners. Kwalitatief van hoog niveau en een gevoel van evenveel inzet. Die gedachte hadden we al een tijdje toen op een gegeven moment Anita met een idee bij mij kwam.’
Nieuwe normaal
Verhoeven: ‘Ik vroeg me af of het niet mogelijk was om de zwerfdiensten van de avond door te trekken naar de ochtend. We werkten met elf personen, maar we moesten door grote arbeidskrapte met minder af kunnen. Als we op elk van de vijf woongroepen in de ochtend één vaste kracht zouden zetten en verder vier zwerfmedewerkers laten helpen bij de verschillende groepen, dan zou je al twee krachten kunnen besparen.’
Spaninks: ‘Weerstand was er zeker in het begin. Voordat we startten, hebben we ruim de tijd genomen om die er te laten zijn. Weerstand zie ik niet als iets wat per se stagnerend is, maar meer als beginpunt. Uiteindelijk vroegen collega’s zelfs om verandering, want ze voelden aan alles dat de situatie niet langer houdbaar was, gezien de arbeidsmarktkrapte. Maar er was nog steeds een groep die wel die weerstand had. Het heeft een half jaar geduurd voordat die uiteindelijk weg was. Het was niet altijd een makkelijk proces en voor sommigen is het nog steeds moeilijk. Maar over het algemeen kunnen we stellen dat het voor de meeste werknemers het nieuwe normaal is geworden.’
Betrokkenheid is essentieel
‘We hebben een schema gemaakt zodat iedereen weet wat hij of zij moet doen’, vertelt Spaninks verder. ‘Maar inmiddels zijn we zo ver dat het schema vaak wordt losgelaten omdat er een automatisme is ontstaan van overleggen en communiceren. De eerlijkheid gebiedt wel te zeggen dat het op sommige dagen niet zo goed verloopt door gebrekkige communicatie. Want het is nog steeds een nieuwe manier van werken door mensen, met mensen. En dat is afhankelijk van een goede afstemming over en weer.’
Betrokkenheid is essentieel, vertellen beiden. Verhoeven: ‘Iedereen mocht meedenken en dingen inbrengen. Collega’s kwamen ook met heel goede ideeën om dit plan verder te ontwikkelen.’
Spaninks vult aan: ‘Houd ook de cliëntenraad betrokken. Want die zullen terecht vragen stellen. Want je hebt met fors minder mensen de ambitie om hetzelfde werk te doen. Daarom is het ook echt van belang om de raad aangehaakt te houden en waar nodig samen te werken. En dat hebben wij dus ook gedaan. Wij onderhouden goed contact met de cliëntenraad. Medezeggenschap wordt nog wel eens over het hoofd gezien, terwijl het een belangrijke factor is.’
Eén organisatie
Verhoeven: ‘Inmiddels doen we dit nu 1,5 jaar. En ik merk dat we nu echt één organisatie zijn. Wanneer er verzuim is of een afdelingsdeel onbemand, wordt er meer samengewerkt. We besparen uren en we spreken en zien elkaar veel meer. De nieuwe roostering is niet meer weg te denken. De afgelopen zomervakantie, toen er zoveel collega’s op vakantie waren, hadden we ook niet meer kunnen doen op de oude manier. Dat hadden we nooit gered. De nieuwe aanpak is zo’n succes, dat ze dit nu ook gaan uitvoeren op andere locaties. In de toekomst moet je zorg anders inzetten, en anders gaan denken.’
